SOP-UNISUITE
UniSuite वापरकर्त्यांसाठी मानक ऑपरेटिंग प्रक्रिया (SOP).
वापरकर्ता व्यवस्थापन विनंत्या:
1.नवीन वापरकर्ता निर्मिती विनंती:
• ज्या वापरकर्त्यांना UniSuite किंवा ORC मध्ये प्रवेश आवश्यक आहे त्यांनी ईमेलद्वारे औपचारिक विनंती सबमिट करावी.
• विनंतीमध्ये वापरकर्त्याचे पूर्ण नाव, विभाग, स्थान आणि आवश्यक प्रवेश स्तर यासारखे सर्व आवश्यक तपशील समाविष्ट असले पाहिजेत.
• अधिकृतता सुनिश्चित करण्यासाठी वित्त विभागाच्या प्रमुखांच्या (HoFD) मंजुरीसह विनंती असावी.
• विनंतीमध्ये वापरकर्त्याचे पूर्ण नाव, विभाग, स्थान आणि आवश्यक प्रवेश स्तर यासारखे सर्व आवश्यक तपशील समाविष्ट असले पाहिजेत.
• अधिकृतता सुनिश्चित करण्यासाठी वित्त विभागाच्या प्रमुखांच्या (HoFD) मंजुरीसह विनंती असावी.
2.माजी वापरकर्ता काढण्याची विनंती:
• जेव्हा एखादा कर्मचारी संस्था सोडतो किंवा त्याला UniSuite किंवा ORC मध्ये प्रवेशाची आवश्यकता नसते, तेव्हा खाते काढून टाकण्याची औपचारिक विनंती केली पाहिजे.
• विनंती ईमेलद्वारे सबमिट केली जावी आणि काढण्याच्या सपोर्टासह माजी वापरकर्त्याचे तपशील समाविष्ट केले पाहिजे.
• विनंती प्रमाणित करण्यासाठी HoFD ची मंजुरी आवश्यक आहे.
• विनंती ईमेलद्वारे सबमिट केली जावी आणि काढण्याच्या सपोर्टासह माजी वापरकर्त्याचे तपशील समाविष्ट केले पाहिजे.
• विनंती प्रमाणित करण्यासाठी HoFD ची मंजुरी आवश्यक आहे.
3.पासवर्ड रीसेट विनंती:
• जर एखादा वापरकर्ता त्यांचा पासवर्ड विसरला असेल किंवा पासवर्ड समस्येमुळे त्यांच्या खात्यात प्रवेश करू शकत नसेल, तर पासवर्ड रीसेट करण्याची विनंती सबमिट करावी.
• वापरकर्त्याने त्यांच्या वापरकर्तानाव आणि HoFD मंजुरीसह पासवर्ड रीसेट करण्याच्या त्यांच्या विनंतीचा तपशील देणारा ईमेल पाठवावा.
• वापरकर्त्याने त्यांच्या वापरकर्तानाव आणि HoFD मंजुरीसह पासवर्ड रीसेट करण्याच्या त्यांच्या विनंतीचा तपशील देणारा ईमेल पाठवावा.
4.प्रवेश आणि प्राधिकरण व्यवस्थापन:
• UniSuite किंवा ORC मधील प्रवेश पातळी, परवानग्या किंवा प्राधिकरण समायोजनांशी संबंधित कोणत्याही विनंत्या औपचारिकपणे ईमेलद्वारे सबमिट केल्या पाहिजेत.
• विनंतीमध्ये आवश्यक ॲक्सेस बदलांचे तपशील आणि फेरबदलाचे औचित्य असले पाहिजे.
• विनंतीसह पुढे जाण्यासाठी HoFD ची मंजुरी आवश्यक आहे.
• विनंतीमध्ये आवश्यक ॲक्सेस बदलांचे तपशील आणि फेरबदलाचे औचित्य असले पाहिजे.
• विनंतीसह पुढे जाण्यासाठी HoFD ची मंजुरी आवश्यक आहे.
5.पासवर्ड रीसेट करणे:
• सपोर्टशी संपर्क साधा: जे वापरकर्ते त्यांचा UniSuite पासवर्ड विसरले आहेत त्यांनी info@tmnetworx.com वर ईमेलद्वारे UniSuite सपोर्टाशी त्वरित संपर्क साधावा.
• ओळख पडताळणी: पासवर्ड रीसेट प्रक्रिया सुरू करण्यासाठी, वापरकर्त्यांना पडताळणीच्या उद्देशांसाठी आवश्यक ओळख तपशील प्रदान करणे आवश्यक आहे.
• पासवर्ड रीसेट: वापरकर्ता ओळख सत्यापित झाल्यानंतर, UniSuite सपोर्ट त्यांना त्यांच्या खात्यात पुन्हा प्रवेश मिळवण्यासाठी पासवर्ड रीसेट प्रक्रियेद्वारे मार्गदर्शन करेल.
• ओळख पडताळणी: पासवर्ड रीसेट प्रक्रिया सुरू करण्यासाठी, वापरकर्त्यांना पडताळणीच्या उद्देशांसाठी आवश्यक ओळख तपशील प्रदान करणे आवश्यक आहे.
• पासवर्ड रीसेट: वापरकर्ता ओळख सत्यापित झाल्यानंतर, UniSuite सपोर्ट त्यांना त्यांच्या खात्यात पुन्हा प्रवेश मिळवण्यासाठी पासवर्ड रीसेट प्रक्रियेद्वारे मार्गदर्शन करेल.
6.लॉग इन:
• UniSuite ऍप्लिकेशन उघडा: लॉगिन प्रक्रिया सुरू करण्यासाठी वापरकर्त्यांनी त्यांच्या डेस्कटॉपवरून UniSuite सॉफ्टवेअर लाँच केले पाहिजे.
• क्रेडेन्शियल्स प्रविष्ट करा: UniSuite खात्याशी संबंधित वापरकर्तानाव आणि पासवर्ड प्रविष्ट करा.
• लॉगिन: UniSuite मध्ये प्रवेश करण्यासाठी "लॉगिन" बटणावर क्लिक करा आणि त्याची वैशिष्ट्ये आणि कार्यक्षमता वापरणे सुरू करा.
• क्रेडेन्शियल्स प्रविष्ट करा: UniSuite खात्याशी संबंधित वापरकर्तानाव आणि पासवर्ड प्रविष्ट करा.
• लॉगिन: UniSuite मध्ये प्रवेश करण्यासाठी "लॉगिन" बटणावर क्लिक करा आणि त्याची वैशिष्ट्ये आणि कार्यक्षमता वापरणे सुरू करा.
7.UniSuite वापरणे:
• नेव्हिगेशन: सॉफ्टवेअरद्वारे कार्यक्षमतेने नेव्हिगेट करण्यासाठी वापरकर्त्यांनी UniSuite च्या विविध मॉड्यूल्ससह स्वतःला परिचित केले पाहिजे, ज्यात उत्पन्न/पावती, खर्च/पेमेंट, खाते, सामंजस्य, गुंतवणूक, कर्मचारी वेतन, बजेट आणि ऑडिट यांचा समावेश आहे.
• डेटा एंट्री: UniSuite मध्ये रेकॉर्ड केलेल्या आर्थिक व्यवहारांची अखंडता आणि विश्वासार्हता राखण्यासाठी संबंधित मॉड्यूलमध्ये अचूक डेटा एंट्री सुनिश्चित करा.
• पुनरावलोकन: वित्तीय नोंदींमधील त्रुटी आणि विसंगती कमी करण्यासाठी अंतिम करण्यापूर्वी नोंदी दोनदा तपासा.
• ट्रान्झॅक्शन मॉनिटरिंग: आर्थिक व्यवस्थापन प्रक्रियेत पारदर्शकता आणि उत्तरदायित्व सुनिश्चित करण्यासाठी रीअल-टाइममध्ये व्यवहारांचा मागोवा ठेवा.
• अहवाल देणे: विश्लेषण आणि निर्णय घेण्यासाठी आवश्यकतेनुसार आर्थिक अहवाल तयार करण्यासाठी UniSuite च्या अहवाल वैशिष्ट्यांचा वापर करा.
• सुरक्षा उपाय: संवेदनशील माहितीचे रक्षण करण्यासाठी आणि सिस्टममध्ये अनधिकृत प्रवेश रोखण्यासाठी UniSuite च्या सुरक्षा प्रोटोकॉलचे पालन करा.
• डेटा एंट्री: UniSuite मध्ये रेकॉर्ड केलेल्या आर्थिक व्यवहारांची अखंडता आणि विश्वासार्हता राखण्यासाठी संबंधित मॉड्यूलमध्ये अचूक डेटा एंट्री सुनिश्चित करा.
• पुनरावलोकन: वित्तीय नोंदींमधील त्रुटी आणि विसंगती कमी करण्यासाठी अंतिम करण्यापूर्वी नोंदी दोनदा तपासा.
• ट्रान्झॅक्शन मॉनिटरिंग: आर्थिक व्यवस्थापन प्रक्रियेत पारदर्शकता आणि उत्तरदायित्व सुनिश्चित करण्यासाठी रीअल-टाइममध्ये व्यवहारांचा मागोवा ठेवा.
• अहवाल देणे: विश्लेषण आणि निर्णय घेण्यासाठी आवश्यकतेनुसार आर्थिक अहवाल तयार करण्यासाठी UniSuite च्या अहवाल वैशिष्ट्यांचा वापर करा.
• सुरक्षा उपाय: संवेदनशील माहितीचे रक्षण करण्यासाठी आणि सिस्टममध्ये अनधिकृत प्रवेश रोखण्यासाठी UniSuite च्या सुरक्षा प्रोटोकॉलचे पालन करा.
8.संगणक बंद करण्याची प्रक्रिया:
• कार्य जतन करा: डेटा गमावणे किंवा भ्रष्टाचार टाळण्यासाठी सर्व जतन न केलेले कार्य जतन केले असल्याचे सुनिश्चित करा. (उदाहरणाचा उल्लेख करा)
• ऍप्लिकेशन्स बंद करा: बंद करण्यासाठी सिस्टम योग्यरित्या तयार करण्यासाठी UniSuite आणि इतर कोणतेही खुले ऍप्लिकेशन बंद करा.
• शटडाउन: "प्रारंभ" बटणावर क्लिक करा आणि संगणकासाठी योग्य शटडाउन प्रक्रिया सुरू करण्यासाठी "शटडाउन" निवडा, सर्व प्रक्रिया सुरक्षितपणे समाप्त झाल्याची खात्री करून.
• ऍप्लिकेशन्स बंद करा: बंद करण्यासाठी सिस्टम योग्यरित्या तयार करण्यासाठी UniSuite आणि इतर कोणतेही खुले ऍप्लिकेशन बंद करा.
• शटडाउन: "प्रारंभ" बटणावर क्लिक करा आणि संगणकासाठी योग्य शटडाउन प्रक्रिया सुरू करण्यासाठी "शटडाउन" निवडा, सर्व प्रक्रिया सुरक्षितपणे समाप्त झाल्याची खात्री करून.
करा आणि करू नका:
करा:
• सशक्त पासवर्ड वापरणे, पासवर्ड नियमितपणे अपडेट करणे, क्रेडेन्शियल्स गोपनीय ठेवणे, डेटा एंट्री मार्गदर्शक तत्त्वांचे पालन करणे आणि UniSuite सपोर्टला समस्यांची त्वरित तक्रार करणे यासारख्या सर्वोत्तम पद्धतींचे अनुसरण करा.
• जर तुमचे लॉगिन कोणतेही फेरफार करण्यासाठी अधिकृत असेल तर तुम्ही केलेल्या प्रत्येक फेरफारचे दस्तऐवजीकरण मागील रेकॉर्डमध्ये करा.
• मागील नोंदींमध्ये कोणतेही फेरफार करण्यापूर्वी आणि नंतर आपल्या संबंधित प्राधिकरणाला कळवा.
• वित्त विभागाच्या प्रमुखाकडून अधिकृत लेखी संप्रेषण केल्याशिवाय Unisuite सपोर्ट टीमद्वारे कोणतेही बदल केले जाणार नाहीत.
• जर तुमचे लॉगिन कोणतेही फेरफार करण्यासाठी अधिकृत असेल तर तुम्ही केलेल्या प्रत्येक फेरफारचे दस्तऐवजीकरण मागील रेकॉर्डमध्ये करा.
• मागील नोंदींमध्ये कोणतेही फेरफार करण्यापूर्वी आणि नंतर आपल्या संबंधित प्राधिकरणाला कळवा.
• वित्त विभागाच्या प्रमुखाकडून अधिकृत लेखी संप्रेषण केल्याशिवाय Unisuite सपोर्ट टीमद्वारे कोणतेही बदल केले जाणार नाहीत.
करू नका:
• पासवर्ड शेअर करू नका.
• UniSuite प्रवेशासाठी सार्वजनिक संगणक वापरू नका.
• कमकुवत पासवर्ड वापरू नका.
• सॉफ्टवेअर अपडेट्सकडे दुर्लक्ष करू नका.
• अनधिकृत मॉड्यूल किंवा डेटामध्ये प्रवेश करण्याचा प्रयत्न करू नका
• UniSuite प्रवेशासाठी सार्वजनिक संगणक वापरू नका.
• कमकुवत पासवर्ड वापरू नका.
• सॉफ्टवेअर अपडेट्सकडे दुर्लक्ष करू नका.
• अनधिकृत मॉड्यूल किंवा डेटामध्ये प्रवेश करण्याचा प्रयत्न करू नका
दस्तऐवज देखभाल:
• रेकॉर्ड धारणा: तपशीलवार व्यवहार रेकॉर्ड ठेवा.
• फाइल संस्था: कागदपत्रे पद्धतशीरपणे व्यवस्थित करा.
• आवृत्ती नियंत्रण: दस्तऐवज आवृत्त्यांचा अचूक मागोवा घ्या.
• बॅकअप प्रक्रिया: नियमित बॅकअप लागू करा.
• ऑडिट ट्रेल डॉक्युमेंटेशन: केलेले सर्व बदल लॉग करा.
• अनुपालन दस्तऐवजीकरण: नियामक नोंदी ठेवा.
• नियमित पुनरावलोकन: वेळोवेळी प्रक्रियांचे मूल्यांकन करा.
• प्रशिक्षण दस्तऐवजीकरण: दस्तऐवज कर्मचारी प्रशिक्षण सत्र.
• संप्रेषण नोंदी: महत्त्वाचे संप्रेषण रेकॉर्ड करा.
• बाह्य लेखापरीक्षक सहयोग: लेखापरीक्षण प्रक्रियेस सपोर्ट.
• सतत सुधारणा: कार्यक्षमतेसाठी प्रक्रिया परिष्कृत करा.
• फाइल संस्था: कागदपत्रे पद्धतशीरपणे व्यवस्थित करा.
• आवृत्ती नियंत्रण: दस्तऐवज आवृत्त्यांचा अचूक मागोवा घ्या.
• बॅकअप प्रक्रिया: नियमित बॅकअप लागू करा.
• ऑडिट ट्रेल डॉक्युमेंटेशन: केलेले सर्व बदल लॉग करा.
• अनुपालन दस्तऐवजीकरण: नियामक नोंदी ठेवा.
• नियमित पुनरावलोकन: वेळोवेळी प्रक्रियांचे मूल्यांकन करा.
• प्रशिक्षण दस्तऐवजीकरण: दस्तऐवज कर्मचारी प्रशिक्षण सत्र.
• संप्रेषण नोंदी: महत्त्वाचे संप्रेषण रेकॉर्ड करा.
• बाह्य लेखापरीक्षक सहयोग: लेखापरीक्षण प्रक्रियेस सपोर्ट.
• सतत सुधारणा: कार्यक्षमतेसाठी प्रक्रिया परिष्कृत करा.
आपत्कालीन संपर्क/एस्केलेशन मॅट्रिक्स:
• L1 सपोर्ट: support@tmnetworx.com
• L2 सपोर्ट: ऑन-साइट सपोर्ट कार्यसंघाशी संपर्क साधा.
• L3 सपोर्ट: सपोर्ट मॅनेजर—Natikesh@tmnetworx.com
• L4 सपोर्ट: gajanan@tmnetworx.com
• L2 सपोर्ट: ऑन-साइट सपोर्ट कार्यसंघाशी संपर्क साधा.
• L3 सपोर्ट: सपोर्ट मॅनेजर—Natikesh@tmnetworx.com
• L4 सपोर्ट: gajanan@tmnetworx.com
सपोर्ट:
• कोणत्याही सहाय्यासाठी किंवा आणीबाणीसाठी, वापरकर्ते UniSuite सपोर्टाशी (+91) 93717 75771 वर किंवा info@tmnetworx.com वर ईमेलद्वारे संपर्क साधू शकतात.
कार्यालयीन तास:
• UniSuite कार्यालयीन वेळ सकाळी 10:00 ते संध्याकाळी 06:00 पर्यंत आहे, ज्या दरम्यान वापरकर्ते UniSuite कर्मचाऱ्यांकडून मदत किंवा सपोर्ट घेऊ शकतात.
कार्यालयाचा पत्ता:
• ऑफिस क्रमांक ४०१, स्नेहराज अपार्टमेंट्स, व्होल्वो शोरूमच्या मागे, राधा चौक, मुंबई बंगलोर हायवे, बाणेर, पुणे
या SOP मार्गदर्शक तत्त्वांचे पालन केल्याने महाराष्ट्र विद्यापीठांमध्ये अकाउंटिंग, फायनान्स मॅनेजमेंट आणि ऑडिट हेतूंसाठी UniSuite चा सुरळीत आणि सुरक्षित वापर सुनिश्चित होतो. वापरकर्त्यांना पुढील सहाय्यासाठी किंवा प्रश्नांसाठी कार्यालयीन वेळेत UniSuite सपोर्टाशी संपर्क साधण्यासाठी प्रोत्साहित केले जाते.